Por Érika Porciúncula, Consultora Especialista do Conexão X
A Gestão Orientada por Processos e Informações norteia as atividades de rotineiras e sustenta o processo de tomada de decisão dentro das organizações de modo a agregar valor para todas as partes interessadas.
Uma Organização Orientada por Processos e Informações, “(…) é uma organização estruturada, organizada, mensurada e gerenciada em torno de seus processos de negócio. Ou seja, a medição de desempenho é fundamental para garantir o que realmente importa para os clientes, e os atores envolvidos nos processos devem ser capacitados e possuir poder de decisão, apoiados pela liderança.” BPM CBOK®
As organizações que não estão praticando a gestão Orientadas por Processos e Informações também não conseguem observar toda a cadeia de valor e acumulam desperdício de tempo e recursos. O desenvolvimento de Equipes Orientadas por Processos e Informações otimiza os tempos de execução das atividades eliminam desperdícios e perdas, aumentam a qualidade nos serviços e produtos, além de promover o Sincronismo e a Sinergia entre indivíduos e equipes em atividades rotineiras ou não.
Desenvolver pessoas para implementar uma Gestão Orientada por Processos e Informações inclui o desenvolvimento de competências na identificação dos Processos primários aqueles que agregam valor diretamente para o seu cliente final, dos Processos de Apoio que agregam valor para outros processos e alguns processos de gerenciamento que são aqueles que garantem o alinhamento da operação rotineira com a gestão estratégica de curto, médio e longo prazo.
Nessa jornada do aprendizado organizacional é importante também identificar processos críticos que estão sendo negligenciados ou mesmo inexistentes enfraquecendo as conexões dos processos nessa rede de inter-relacionamento fundamental para garantir o Alcance de Resultados Sustentados.
Etapas dessa jornada para implantar a Gestão Orientada por Processos e Informações:
I. Análise e Otimização dos Fluxos dos Processos – desenvolver uma cultura organizacional para que se pratique otimização das rotinas com flexibilidade, observando os controles e necessidades continuas de ajustes de procedimentos.
II. Otimização dos Registros dos Processos – todos os documentos, informações e dados de um processo devem ser mantidos de fácil acesso para aqueles autorizados, garantindo a rastreabilidade e guarda independente do indivíduo que ocupa cada cargo.
III. Monitoramento, Controle da Performance dos Processos – cada processo possui um sistema de medição de desempenho que mostra o seu comportamento frente as expectativas e metas traçadas.
IV. Otimização dos Processos – a otimização pode ser reativa, decorrente de um problema já diagnosticado, ou proativa, por meio de análise de risco se antecipando problemas em vez de esperar eles acontecerem.
Todos os Processos existem para agregar valor aos resultados da organização, se isso não está claro é sinal de que o processo precisa ser estudado.
Érika Porciúncula
Consultora empresarial. Atuou como gerente de planejamento e gestão em empresas como Oi Telemar e Brasil Telecom, além de ter sido consultora sênior de qualidade na Alcoa e Gerente de Desenvolvimento Operacional na Tetrapak. Desenvolve trabalhos com foco na implementação de Planejamento Estratégico.
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