Escrito por Carlos Araújo
A frase “Tudo não terás”, proferida pelo diabo John Milton (Al Pacino) ao advogado em ascensão Kevin Lomax (Keanu Reeves) no filme "O Advogado do Diabo" nunca foi tão oportuna quanto nestes dias de crise advinda do Corona Vírus. Mas será que ela só é válida nos tempos de crise ou devemos prestar atenção nela no planejamento das empresas a todo tempo?
Tudo em uma empresa é importante e requer atenção. Todavia, é necessário saber que existem várias formas de lidar com as mesmas situações e um momento oportuno para tratar cada uma delas.
Como tudo é relevante e importante, é necessário conseguir separar o que é mais significativo para o todo e impulsiona a empresa rumo ao seu propósito e missão. Se os colaboradores não tiverem uma ideia clara do que realmente tem mais valor para a companhia, vai acabar tomando decisões baseadas somente nos problemas do dia ou nas tarefas de quem “grita mais alto”. Sem ter um foco bem definido, o dia fica muito curto e nunca é suficiente para atender a tantas demandas.
Por mais que o time de colaboradores esteja engajado e motivado a solucionar os problemas, não há como resolvê-los em tempo hábil. É necessário priorizar! Somente assim as corporações terão condições de abraçar as tarefas que a levarão a resultados relevantes e perenes. Mas como fazer isso então? Quais são os filtros necessários para se fazer uma boa escolha?
Mantenha o Propósito e missão vivos
Saber o porquê uma empresa existe e onde ela quer chegar gera nos colaboradores uma visão de futuro, engajamento e define seu papel. Tais definições ajudam a criar e determinar diretrizes, metas e estabelecer um planejamento estratégico das atividades rumo ao propósito e missão da organização.
Dê importância ao que é importante
Importante é tudo que tem relevância e aumenta a probabilidade de atingir os resultados esperados. Se algo chama a atenção pelo tamanho do problema que pode gerar ou por uma oportunidade que não pode ser perdida, esteja pronto para dedicar esforços na resolução dessa questão e se aproxime dos seus grandes objetivos.
Ataque o que é urgente
Urgente é tudo aquilo que tem um curto prazo para ser resolvido e um potencial considerável para causar problemas. Normalmente as atividades não são urgentes, contudo, se procrastinadas, assumirão este status. O importante é não deixar as tarefas se acumularem e sempre passar pelo filtro da importância (as demais devem ser negociadas).
Mantenha o foco dizendo não
É natural que colaboradores engajados acabem centralizando-se em muitas tarefas. O fato é que se agirem assim por muito tempo, algumas tarefas importantes ficarão pelo caminho. Outro ponto que agrava o problema é que alguns chefes, por comodidade, acabam direcionando ainda mais atividades para estes profissionais, a final eles resolvem bem os problemas e “estão sempre disponíveis”.
Os colaboradores maduros sabem enxergar o que precisa ser feito e concentram suas energias nesses pontos principais de suas atividades, levando a empresa para mais perto de suas metas. O que não fizer parte do seu escopo de trabalho deve ser excluído da lista ou delegado a um colega de trabalho que esteja apto a realizar a tarefa dentro de sua esfera de atribuições.
Fazer um bom planejamento e definir, logo no início, o que fica e o que sai da sua pauta de trabalho, diminuirá o risco de se assumir tudo e não conseguir entregar alguma coisa. Compartilhar sua intenção com superiores e demais colegas pode gerar o ambiente colaborativo e produtivo que toda empresa busca.
Organize a sua agenda
Quando não há uma rotina estruturada, é provável que as tarefas do dia a dia atropelem atividades importantes. É importante ter uma margem de segurança para conseguir lidar com imprevistos que surgem, mas eles precisam ser exceção (e não rotina). Monte sua agenda separando o tempo necessário para que as atividades sejam realizadas apropriadamente.
Um grande erro de profissionais de todas as áreas é subestimar os prazos. Normalmente, eles acreditam que tudo se resolverá rapidamente. O mais provável é que surja uma reunião surpresa, um problema com a impressora, um almoço que atrasa ou outras eventualidades. Para ter uma agenda organizada, comece listando o que é prioridade de acordo com os filtros anteriores e é importante deixar um tempo mínimo de folga.
Se tudo correr de acordo com o programado, um tempo a mais para adiantar alguns assuntos nunca é demais.
Lembre-se sempre de que é você quem controla seus compromissos (e não o contrário).
O profissional que não estabelecer de maneira clara e objetiva quais são as suas prioridades, vai acabar em um mar de ansiedade. Acabará fazendo muitas coisas e, de toda forma, aumentará suas chances de não conseguir terminar as tarefas que levarão a sua carreira e empresa para mais próximo de seu alvo.
Por fim chegou a hora de praticar e colher os resultados no dia a dia. Meu desejo é que o texto tenha ajudado você a refletir sobre o tema e, além disso, que lhe proporcione um próximo passo na entrega de resultados.